Cuando tenemos entre manos algo tan importante, como es organizar un evento de gran magnitud, ya sea una celebración familiar o una convención empresarial, suelen darse situaciones de incomodidad, inseguridad, confusión, estrés… La presión de que ese día ocurra algo inesperado o desagradable que eclipse todo lo demás, ¡no deja de rondar nuestra cabeza!
Todo esto es normal, puesto que nos sentimos responsables de que todo salga lo mejor posible, y nos recuerden por la magnitud de disfrute del acontecimiento. Pero en realidad, las anécdotas “malas” o inesperadas que nos sorprenden algunas veces, también forman parte de toda celebración. No podemos controlarlo todo al milímetro ni esperar que todo sea absolutamente perfecto. Hay muchas cosas que no dependen de nuestro buen hacer o nuestra buena voluntad: el clima, el tráfico, el propio fallo humano… Así que, debemos relajarnos y estar abiertos a posibles imprevistos.
Teniendo esto en cuenta, sí que podemos reducir al máximo todos los imprevistos posibles. Una buena planificación previa nos ayudará a organizar cada aspecto de nuestro evento, a controlar mejor posibles contratiempos y, lo más importante, a relajarnos y disfrutar el momento.
Da los primeros pasos
- Tipo de evento: Se trata de una celebración familiar, un evento empresarial, una conferencia… ¿Llevará una temática específica?
- Conoce tus objetivos: Determina el por qué de tu evento. La clave del éxito de cualquier acontecimiento está en lograr los objetivos, por eso debes saber qué quieres conseguir, qué quieres transmitir.
- Elige tu equipo de trabajo: Escoger bien a tus ayudantes es una decisión importante ya que ellos te ayudarán en la realización del evento. Serán una extensión de ti y tendrás que depositar en ellos tu confianza.
- Fecha ideal: Lo mejor es planificar con meses de antelación. Mira el calendario, elige la época del año que mejor consideres y revisa que la fecha no coincida con otros compromisos que pudieran mermar la asistencia al tuyo. Define también la duración del evento.
- ¿Quién viene? Haz un listado lo más detallado posible de todos los posibles asistentes. Te ayudará a descartar los lugares que no cubran las necesidades para tu nº de invitados.
- Lugar: Escoge un lugar considerando la naturaleza del evento, el clima, la época del año… Debes encontrar un espacio accesible, lo más cómodo posible y acorde a la dimensión del evento. Compara ventajas y desventajas de cada propuesta.
- Haz una lista de “imprescindibles”: En un evento podemos prescindir de algunas cosas, pero hay otras que para nosotros no pueden faltar (cátering, transporte, alojamiento, fotógrafos, músicos, decoradores, diseñadores…) Anótalo todo y prioriza.
- Reserva con antelación: Reserva lo antes posible lo indispensable para que nadie “te robe” alguno de tus “imprescindibles”, como por ejemplo la música.
- Programa: Define la programación de las actividades que tendrán lugar. Dale importancia al tema principal, define los horarios y duración y anota una aproximación de los tiempos. Cuenta con cierto margen para posibles desajustes de horario.
- Presupuesto: una vez que empieces a contactar con los posibles proveedores de tu evento, podrás empezar a calcular gastos y ajustarte a tu presupuesto. Busca, compara y reserva según tus prioridades.
- Papelería: Piensa en cómo quieres comunicar/promocionar tu evento a los invitados. Necesitarás invitaciones, carteles, tarjetas, pegatinas, elementos decorativos, recuerdos para invitados… Será el primer contacto que tendrás con los asistentes. Elige a un profesional que adapte los diseños a la temática y que te ayude a transmitir los valores de tu evento.
Ante todo…
- Intenta ser creativo para que tu evento sea memorable (ya sea más o menos tradicional)
- Investiga en la red. Encontrarás multitud de ideas y propuestas en internet y en las redes sociales
- Rodéate de ayudantes de confianza. Serán tu mejor apoyo
- Aprovecha las tecnologías digitales y las redes sociales para estar a la última. Aprovecha su alcance para comunicar el gran acontecimiento.
- Captúralo todo. Una vez haya pasado sólo te quedará el recuerdo y las experiencias vividas. Fotografía y graba cada instante para que puedas revivirlo o contárselo a quien no pudo asistir.
Si aun así no te sientes capaz, te lo puedes permitir y lo prefieres, delega estas gestiones a un profesional. Te ayudará desde el minuto 1 hasta la finalización del evento, y tendrás la tranquilidad de no tener que estar pendiente de todo, sólo de disfrutar y atender a tus invitados.